今日のメルマガでは、忙しい
経営者の皆さんがChatGPTを使って、
たった「5分」で提案書を完成
させる具体的な方法をお伝えします。
誰でも簡単に取り組める手順なので、
ぜひ試してみてください。
まず、
以下の手順を順番に
進めてみてください。
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1. 目的を伝える
ChatGPTに「この提案書の目的」を
簡潔に伝えてみて下さい。
例えば、新しいサービスの提案なら
「既存の顧客向けに導入したい
新サービスの提案書を作りたい」
と伝えます。
このように一言で概要を示すことで、
ChatGPTも内容の方向性を
理解しやすくなります。
2. キーワードを伝える
次に、提案書に含めたいポイントを
キーワードで入力します。
例えば、
「コスト削減」「効率化」「顧客のメリット」
など、あなたが伝えたいことを箇条書きで
並べるようなイメージです。
ChatGPTへの入力例:
「新しい製品導入の提案書を作成したいです。
製品の特徴、コスト削減、顧客へのメリットを
整理して書いてください。」
こうすることで、ChatGPTが要点を把握し、
まとめやすくなります。
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3. 文章の流れを作る
ChatGPTが提案書の骨組みを作り始めます。
次に「この順番で説明してください」と
段階を指示すると、さらに流れが整った
内容が出力されます。
例えば、以下のように
指示をしてみてください。
– はじめに（導入）
– 製品サービスの特徴とメリット
– 導入による効果
– コストの見積もり
– 次のステップの提案
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4. 具体的なデータや例を追加する
出力された内容に対して、必要であれば
具体的なデータや事例を追加してみましょう。
例えば「この製品はコスト削減につながる」
という内容があれば、
「導入から3ヶ月でコストが
15%削減される見込みです」
といった具体例を盛り込みます。
ChatGPTは
「具体的なデータも含めてください」
と指示すると、
さらに説得力のある
提案書の完成に一歩近づきます。
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5. 表現を整える
ChatGPTが提案書を仕上げてくれたら、
表現をもう少しビジネス向けに整えて
もらいましょう。
「ビジネス文書として
適切な言葉遣いに変えてください」
と伝えると、
フォーマルな表現に変換してくれます。
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6. 最終確認と修正
最後に、ChatGPTが生成した内容を見直し、
必要な部分を手直しして完成です。
ChatGPTの提案書は
大枠を整えてくれるので、
細かい部分の修正は
驚くほど少なくて済むと思います。
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このような流れで進めると、
提案書が短時間で
完成します。
慣れてくると、わずか数分で
作成できるようになりますので、
忙しい時でも役立つこと間違いなしです。
日々の業務を効率化し、
ChatGPTで生まれた時間を使って、
さらに価値のある
仕事に集中してみてください。
P.S.
ChatGPTに慣れると、
次第にあなたの思考に合わせた
提案書が完成するようになります。
