会議で結果を出すために必要な15の確実な方法

あなたは会社での会議で何も成果を上げられずに、時間を無駄にしたことはありませんか？

当然ですが予定した会議の前には、しっかりとしたプランを考えないといけません。

これができていないと何のために会議を開いたのか全くわからないまま時間の浪費に終わってしまいます。

達成すべきアイデアが会議の中で出てくることは、滅多ににないですし、早く時間が過ぎないかなと従業員に思わせてしまい、効率の悪い時間になってしまいます。

こういった状態に陥るのは、会議で何を達成したいのかを明確に考えられていないからに他なりません。

今回は、会議をあらゆる面で確実に成功させる最も良い方法を簡単な１5つのステップにしてお伝えしていきます。

会議で結果を出すために必要な15の確実な方法

１．会議を開く意味を考える。（他の方法のほうが効率が良くないか？）

会議を開くときは、その会議は本当に開く必要があるのかを考えていきましょう。

場合によっては、メールや個別面談の方が効率のよい場合もあるので、「全員が集まる意味を考えて会議を開くようにしていきましょう。

私も従業員として働いていた時に、「これ回覧でよくね？」と思ったことはたくさんあります。

しかも、通常業務が終わった後に開催されることが多かったので、早く終わって欲しいとずっと思っていました。

このようにモチベーションを落とすことにもなりかねないので、開催するときは本当に必要なことなのかをしっかり考えてください。

２．会議で得たい成果は一体何かを考える。

会議を開催したら、個人的な成果であれ、皆で目指す成果であれ、開催して得たい結果を明確に決めておく必要があります。

得たい成果が明確でなければ、話がまとまりにくく、会議を長引かせるだけなのでしっかりと考えておく必要があります。

３．会議の合理的な目標を設定する。

会議をしていたら、一回で決めきれない場合もたくさん出てきます。
その場合は、何か成果となるものが一つでも決まったら、別の未解決な問題について別の日程を設けて開催していくことも考えておかなければなりません。

情報量が多すぎると感じたら次回までに情報をまとめた上で開催することです。

４．目標が利益につながっているのかを考える

開催する会議の目標が、しっかりと利益につながっているのかも確認しておきましょう。利益につながっていなければ、その目標が利益に直結するような内容にしていきましょう。

５．会議の目的を全員に周知できているかの確認をする。

会議の目的は、社員全員に周知していくようにしていきましょう。

周知する方法としては、事前に回覧などで、会議の内容を要点だけを確認できるような内容にして共通の意識を持って参加してもらえるように努めましょう。

ここを怠ると、会議の意図をしっかり理解していない社員から、良い案が出てくるのをみすみす逃してしまうことになります。

６．会議の時間を決めてその時間内に終わらせるようにする。

会議は、あらかじめ決められた時間に終わらせられるように効率よく行っていきましょう。

何時間もかけてダラダラするよりも、この議題について時間内に結論が出たら会議終了とした方が、従業員からもいい意見が出やすいので、ぜひ取り入れてください。

７．会議の冒頭で、今回の会議の目的と利益を全員で共有する。

会議の目的は、ステップ５．で紹介しましたが、再度会議の冒頭で周知しておきましょう。回覧をまわしたり、メールで告知しただけでは、すべて把握しているとは限りません。

また会議によって得られる利益を事前に共有して参加者の意欲が出るようにしていきましょう。

８．会議時間は、２部制以上で考えておく。

会議がどうしても長時間になってしまう場合は、５０分に一回、１０分の休憩を取るようにしていきましょう。

なぜ５０分で区切るのかというと、人間の集中力は最大でも、５０分しか持たないからです。

ならば、しっかりと５０分集中してもらい、休憩を挟んだ方が効率的です。最低でも２部構成にして、会議を行うようにしていきましょう。

９．会議の第１部では、できるだけ情報を開示してしまう。

第１部では、今回の議題に関する情報をすべて開示するようにしておきましょう。これをすることにより、従業員全員が知らなかったと言う状態を回避できます。

なお、第１部では、質問は受け付けないようにして、第２部でその解決策を提案していくことで無駄な時間を省くことができます。

１０．自分の意見を述べさせる

全員参加するのであれば、参加者全員に意見を述べる場を設けておく必要があります。

参加人数が多いほど、考えている意見も違っているはずですので、グループ討論の場を設けるなどして一人一人の意見を言い合う場をしっかりと作ることは欠かさないようにしていきましょう。

１１．臨機応変に対応できるように準備を行っておく。

会議で扱う議題は、あなたはしっかり理解しておく必要があります。

当然の質問にあなたが答えられないのであったら、それだけ時間も長引いてしまうことになりますし、権威的にもあまり良くないです。

あらかじめ質問されそうなことに関しては対応できるように事前準備は怠らないようにしてきましょう。

１2．グループでの意見がまとまらなかったら、自分がまとめてあげる

グループで討論し出すと、意見がぶつかり合って意見がまとまりにくくなります。
そこであなたは、出てきた意見をあなたの意見としてまとめるのではなく、話し合っていたメンバーの意見を尊重する形でまとめておきましょう。

ここで大事なのは、尊重するということです。

無理に意見を押し通そうとすると、社員は自分の意見に固執してしまいうまくまとまらなくなります。この点には十分注意しておきましょう。

１3．全てを文書化しておく

会議の中で出た意見は、漏らすことなく文書化しておきましょう。会議の中で出たからといってすべて記憶しておくことは難しいです。良いアイデアが出たら時間が無駄にならないようにしっかりと文書に残すようにしていきましょう。

１4．会議自体を自分の地位向上のチャンスにしてあげる

社員にも、会議に参加するメリットを伝えないといけません。ただ参加させられているだけと感じたら、意欲的な意見も出ません。

採用されて実際に成果が上がればインセンティブを与えるなど、成果に対する報酬を与えてあげることも大事です。

１5．他の人の目標と覚えておく

会議に参加した人の目標を覚えておきましょう。意見はひとそれぞれ当然違うので、出てきた意見に対して、個人の意見を尊重しつつ、会社の方針に沿うよう、フィードバックしてあげることが重要です。

少しでも多く取り入れる

今回お伝えした方法を可能な限り多く取り入れていくようにすると会議で結果を出しやすくなっていきます。

いきなりすべてを導入することは難しいと思いますので、少しずつ取り入れて結果を出せるような会議を開催していきましょう。